On confond souvent sauvegarde et archivage. En réalité il ne s'agit pas du tout de la même chose. Si la sauvegarde permet la reprise d'activité en cas de sinistre, l'archivage consiste à identifier et conserver de façon sécurisée les documents qui engagent l'entreprise.

Une affaire de responsabilité

La préoccupation de l’archivage se situe au carrefour de trois réalités : le temps, la masse, le risque - le temps qui passe, la masse d’information, le risque pour les personnes et l'entreprise.

Archiver ne se limite pas une affaire d’outils, même si les outils sont nécessaires.

Archiver est d’abord une affaire de responsabilité alors que les technologies numériques ont changé notre façon de gérer l’information au quotidien depuis une vingtaine d’années.

On pourrait simplifier en disant qu'archiver, c’est mettre en lieu sûr un document qui engage l’entreprise avec un mode d’emploi (durée de conservation, règles d’accès, responsables) et une indexation (date, auteur, métadonnées).

La valeur des documents

On connait souvent la valeur de ces documents au moment où ils sont produits mais pas toujours. La valeur d’un document comme justificatif d’un droit se révèle parfois de manière différée, après un certain laps de temps. Ce sera par exemple :

  • Un mail entre un client et un fournisseur qui dit que finalement on ne mettra pas le produit A dans la construction mais le produit B qui est aussi bien, et c’est d’accord, tout va bien jusqu’au jour où le produit B pose un problème...
  • L'accusé réception d’un document important : le destinataire l’a reçu mais s’il n’a pas fait ce qu’il devait faire avec ce document cela provoque un problème deux ans plus tard et il prétend pour se dédouaner qu’il n’a jamais reçu ce document, il faudra prouver qu’il ne dit pas la vérité.

Des données numériques et papier

Le vocabulaire des archivistes distinguait autrefois les registres (registre comptable, du personnel...) et les dossiers (dossiers clients, de marché, d'affaires...).

Aujourd'hui le vocabulaire des informaticiens distingue les données structurées (stockées dans des bases de données : statistiques, paies...) et non structurées (mails, documents électroniques...).

La transition des registres papier vers les données structurés c'est réalisée de façon relativement ordonnée, par contre pour les données non structurées le passage du papier au numérique c'est fait de façon chaotique.

Les données non structurées doivent donc faire l'objet d'une grande attention de la part de tous.

Les principes d'archivage de l'ARMA

l'ARMA (Association of Records Managers and Administrators) a défini 8 principes communs d'archivage :

  1. Responsabilité L'entreprise doit nommer un responsable et auditer le processus mis en oeuvre.
  2. Intégrité Les documents archivés doivent conserver leur caractère authentique et non altéré.
  3. Protection La sécurité et la confidentialité des documents doivent être assurées.
  4. Conformité L'entreprise doit pouvoir démontrer qu'elle conduit ses activités dans le respect de la loi.
  5. Accessibilité L'accès à la bonne information au bon moment doit être assuré.
  6. Conservation La durée de conservation doit être évaluée en fonction des exigences et des besoins.
  7. Destruction A échéance de la durée de conservation le sort final des documents doit être décidé.
  8. Transparence La mise en oeuvre de l'archivage doit être documentée et tracée.

Règles et outils

Quel est le meilleur produit ? Qu’est-ce que je peux acheter sur étagère pour déployer rapidement ?

Ce ne sont pas de mauvaises questions, mais il n’existe pas de bonne réponse à leur donner. Des procédures d’archivage légères ou contraignantes, arrivant très tôt ou très tard dans le cycle de vie de l’information, n’amènent pas à implémenter les mêmes outils, ou la même combinaison d’outils.

Le flux avant le stock

Le plus souvent, il n'existe que des avantages à traiter le flux quotidien de la production documentaire avant l'arriéré :

  • Les risques liés au désordre passé sont connus et ont tendance à diminuer au fur et à mesure de l'échéance des délais de prescription.
  • L'apport de valeur du projet d'archivage est instantané, l'expertise dans l'organisation du projet est transmise directement.
  • Les changements apportés sont perçus comme évolution des activités opérationnelles et non comme une contrainte supplémentaire.